PODCAST SIGNOLIA T1. EPISODIO 2
Teletrabajo y empresas de rotulación

Nosotros, como todas las empresas de rotulación, tuvimos el mismo problema que nos surgió a raíz del confinamiento que tuvimos que sufrir todos el día 14 de marzo. Nos encontramos con una empresa que tenía que ser gestionada en remoto de alguna manera. Evidentemente, la parte que no fuera producción presencial, y a pesar de que enseguida pudimos retomar la actividad con temas de mamparas protección y señalética Covid.

Durante los dos semanas de confinamiento completo nos las tuvimos que ingeniar para utilizar programas de gestión, programas de acceso remoto, programas de comunicación entre nosotros para poder seguir trabajando con eficacia. En este episodio os vamos a contar un poco lo que aprendimos, aunque nos imaginamos que cada vez era más frecuente que tengáis reuniones online con vuestro equipo, incluso con clientes. Os puede ayudar a clarificar la organización remota de vuestra empresa y si veis un poco como no os lo organizamos nosotros.

Identificamos varias necesidades y más o menos las podemos dividir en cuatro áreas:

  1. Comunicación rápida vía chat
  2. Entorno de trabajo común de la información
  3. Reuniones online
  4. Acceso al servidor y ficheros

A continuación profundizaremos más en cada una de las áreas:

Comunicación rápida tipo chat

En este ámbito encontramos las aplicaciones mundialmente conocidas como pueden ser Whatsapp y Telegram, aunque son gratuitas, nosotros no somos partidarios del uso de estas herramientas puesto que pueden llegar a tener problemas de privacidad además de un funcionamiento más lioso.

Es por ello que desde Signolia os recomendamos estas herramientas que hemos utilizado y consideramos realmente útiles:

Slack

Para nosotros la mejor opción es Slack, una herramienta gratuita que integra una gran variedad de funciones cómo:

  • Integración de mensajes tipo chat
  • Posibilidad de tener diferentes canales para cada proyecto o temática
  • Se pueden adjuntar tanto archivos como enlaces y emoticonos
  • Compatibilidad con todos los sistemas operativos
  • Aplicación web y móvil para poder comunicarte desde cualquier lugar
  • Videollamadas integradas
  • Se pueden integrar más funcionalidades cómo Google Drive integrándola con otras aplicaciones (Zapier)

Además de la versión gratuita, Slack cuenta la posibilidad de incrementar las funcionalidades con 2 versiones de pago, las cuales amplían las videollamadas hasta 10 personas (en la versión gratuita es de solo 2 personas) y  la capacidad de almacenaje hasta más de 10000 mensajes, además de poder integrar más de 10 aplicaciones.

Slack: herramienta de comunicación teletrabajo

Aquí tienes un enlace a la herramienta por si quieres echarle un vistazo: Slack, la mejor herramienta para teletrabajar.

Chanty

Otra herramienta muy interesante es Chanty, que funciona de la misma manera pero cuenta con una versión de pago más económica. Haz click en este enlace para ver la herramienta Chanty.

En todos los casos, las herramientas están en castellano y son muy fáciles de utilizar, por lo que dejamos a vuestra elección la herramienta que mejor se adapte a vuestra forma de trabajar.

Entorno de trabajo común de la información

Aquí entra en juego un tema que tocaremos en otro episodio con más profundidad: los programas de gestión tipo CRM o ERP. En nuestra empresa hemos tenido varios como SugarCRM, SumaCRM o Hubspot, pero finalmente decidimos quedarnos con Teamleader debido a su gran potencia y rápidez.

Teamleader

Esta herramienta fue elegida gracias a su capacidad de adaptación para configurarlo como queríamos en nuestra empresa. Además, es el CRM más «europeo», lo que hace que el proceso de trabajo sea lo más parecido a como trabajamos en España.

En su momento lo consideramos un programa de gestión de ventas potente, pero no fue hasta el confinamiento cuando nos dimos cuenta de lo importante que era tener la información en la nube para tener un acceso común desde casa a todos los presupuestos o datos de clientes.

Entre las funcionalidades más importantes de Teamleader tenemos:

  • Capacidad de envío de mails desde dentro de la aplicación sin la necesidad de configurar un Outlook.
  • Posibilidad de asignar llamadas, reuniones virtuales y tareas en un calendario común.
  • Posibilidad de enlazar el calendario con Google Calendar o Apple Calendar.
  • Aplicaciones móviles para iOS y Android.

 

Teamleader: el mejor CRM

La única pega de Teamleader es que es de pago, la herramienta cuenta con varios planes de pagos para adaptarse de la mejor forma a tus necesidades.

Haz click en este enlace para echar un vistazo a la herramienta.

Bitrix24 

Si os parece caro o  directamente no os apetece pagar por un CRM, en Bitrix24 tenéis una alternativa gratuita muy interesante, aunque puede resultar un poco complicado de configurar. Aquí os dejamos en enlace para saber más de esta herramienta.

O sea que, si además de las ventajas de gestionar correctamente la información en equipo le unimos que podemos trabajar desde nuestra casa desde el minuto uno, tener un CRM en la nube en estos momentos es imprescindible. Vete olvidando de las hojas de Excel y las plantillas de Word porque esto es el futuro.

Reuniones online

La estrella de esta pandemia ha sido sin duda las reuniones con Zoom, por lo que no vamos a incidir mucho en ella puesto que ya conoceréis la herramienta. Entre sus principales características encontramos que tiene un límite de 45 minutos, aunque siempre puedes decir a todo el mundo que cuando se vaya acercando ese límite, se salga de la reunión y organizas otra. Funciona bastante bien, aunque a veces es un poco lioso.

Hay otras alternativas como Microsoft Tems o Skype, aunque nosotros nos decantamos por Vectera a la hora de trabajar.

Vectera

La principal ventaja de esta herramienta es la facilidad de organizar reuniones, ya que solo hace falta enviar un enlace y los participantes ya están dentro de la reunión.

Otras características de esta aplicación son:

  • Puedes poner la imagen de tu empresa para que la reunión luzca más profesional.
  • Creación de Salas de reuniones permanente: Se crea una sala de reunión exclusiva para el cliente y este puede acceder cuando quiera y ver las anotaciones y archivos subidos dentro de la sala de reunión.
  • Capacidad para grabar las reuniones para verlas luego
  • Reuniones de hasta 4 personas
  • Permite dibujar o escribir en una pizarra en blanco, perfecto para explicar fases de productos, ideas o realizar anotaciones.
  • Navegación compartida
  • Puedes crear notas privadas en cada sala de reunión para retomar la reunión, anotar ideas, etc.
  • El cliente puede entrar desde un ordenador de sobremesa o desde su dispositivo móvil al instante sea el navegador que sea.
  • Se integra perfectamente con los sistemas principales de calendarios como Google Calendar, Office 365 o iCloud.

Vectera es gratuito, aunque tiene varios planes premium que pueden adaptarse mejor a tu empresa.

Vectera: reuniones online

Te dejamos este enlace para que puedas echarle un ojo a la herramienta.

Acceso al servidor o ficheros

Bueno, pues el cuarto y último problema que había que solucionar el acceso al servidor y a los ficheros de gran tamaño, que normalmente suelen ser archivos gráficos. Lo tenía en el departamento de diseño gráfico, tenía que seguir trabajando y normalmente sabéis que los ficheros con los que trabajamos y son vectoriales tipo Corel para corte de vinilo o letras corpóreas no pesan demasiado, pero tienen que estar en algún sitio y también hay que trabajar con ellos. Y si trabajas con ficheros de impresión digital e impresión digital de gran formato, pues ya te toca trabajar como un Photoshop BSD, un tifón, un GPS, que esos ya pesan lo suyo

Esos ficheros no los puedes tener subidos en el CRM porque evidentemente estás ocupando espacio en la nube de una empresa que te está cobrando normalmente por ese espacio. Tiene un límite. Entonces habría que tenerlos en otro sitio que fuera fácil de acceder para todos nosotros y que no nos supusiera un coste posteo o por lo menos no un coste muy elevado. Entonces el planteamiento es tenemos los ficheros de aceptación PNF pequeñitos en nuestro CRM y los archivos gráficos de trabajo, los PSD, los GPS, los koren los tenemos o en una aplicación o en un servidor propio.

Os explicamos las dos soluciones. En primer lugar vamos a ir con la solución de tener los archivos en nuestro propio servidor:

OpenVPN

Bueno, pues la primera es que instalamos una VPN en nuestro servidor.  VPN significa virtual PROYDE Network y explicado en nuestro idioma, significa extender un acceso a la red de la empresa de forma segura, de forma privada para poder acceder a sus archivos desde cualquier sitio y poder trabajar con ellos como si estuviésemos dentro de nuestro PC de la oficina.

Nosotros utilizamos OpenVPN, que es una opción gratuita, aunque por lo general estas herramientas no suelen resultar muy caras.

Open VPN

Aquí tienes el OpenVPN de la herramienta.

pCloud

Si no tiene servidor y lo que quieres es replicar el acceso a un ordenador cualquiera de tu oficina es lo más barato y además funciona como un backup, que era lo que teníamos nosotros en mente cuando lo compramos, que funciona fenomenal y es muy fácil de configurar. No es gratuito, pero la verdad es que lanza unas ofertas de vez en cuando muy económicas.pCLOUD

Te dejamos el enlace a la herramienta.

Y hasta aquí el episodio de cómo hemos conseguido teletrabajar en una época bastante complicada para todos. Esperamos que en este episodio os hayamos descubierto algún sistema, algún programa útil y que lo podéis utilizar en vuestra empresa.

Además, os animamos a que dejéis un comentario con vuestra opinión de las herramientas y otras sugerencias que nos podáis hacer.

 


 

0 comentarios

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *